Suivre chaque courrier depuis la réception jusqu’à l’archive
GIC réunit le secrétariat, les services, les directions et l’administration autour d’un même dossier : courrier reçu, télégramme, réponse, réponse finale, courrier expédié et archive.
Comprendre la vue générale avant de traiter les dossiers
La vue générale donne la situation du courrier : dossiers reçus, en attente, traités, télégrammes, réponses, archives, courriers expédiés et messages non lus.
Voir le volume à traiter
Les cartes indiquent les courriers reçus, en attente ou déjà traités pour suivre la charge réelle.
Lancer une action rapide
Les boutons Nouveau courrier et Télégramme servent à démarrer les opérations fréquentes sans chercher dans le menu.
Suivre la période récente
Le graphique aide à comprendre l’évolution des courriers sur les derniers jours.
Garder une lecture métier
Les chiffres parlent de dossiers, de réponses et d’archives, pas de données techniques.
Enregistrer le courrier reçu avec ses références utiles
Un dossier bien enregistré permet au service concerné de retrouver la référence, l’expéditeur, la date, l’objet, le résumé et les pièces jointes.
Renseigner les numéros
Indiquez le numéro d’enregistrement, la référence officielle et les dates de réception ou d’accusé.
Choisir le service concerné
Le service sélectionné devient le premier repère de traitement et de visibilité du dossier.
Décrire l’objet et le résumé
Le résumé doit aider un responsable à comprendre le courrier sans rouvrir immédiatement le document scanné.
Joindre les fichiers
Les pièces peuvent être envoyées par morceaux lorsque le fichier est volumineux, afin d’éviter les interruptions.
Orienter le dossier par télégramme vers les services concernés
Le télégramme sert à transmettre une instruction ou une observation interne afin que les services sachent quoi traiter et dans quel dossier.
Choisir le dossier
Le télégramme doit être lié au courrier reçu afin de conserver le parcours complet.
Sélectionner les services
Un dossier peut concerner un ou plusieurs services selon la nature du traitement demandé.
Ajouter l’observation
L’observation donne le sens de la transmission : avis, instruction, préparation de réponse ou traitement technique.
Suivre l’ouverture
Le service peut ensuite retrouver le dossier dans son espace selon son rôle.
Préparer les réponses, suivre les accusés et finaliser le courrier
Les réponses montrent ce qui a été préparé par les services. La réponse finale clôture le travail lorsque le document officiel est prêt ou validé.
Réponse du service
Le service ajoute son commentaire, son avis ou la proposition de réponse liée au courrier.
Réponse finale
La réponse finale marque l’étape où le dossier est prêt pour clôture ou expédition.
Accusé réception
L’accusé garde la trace de la réception et facilite la justification du traitement.
Suivi du statut
Le statut aide à distinguer les dossiers reçus, en attente, traités, classés ou clôturés.
Enregistrer les courriers expédiés pour garder la preuve de sortie
Le registre de sortie conserve le numéro d’ordre, la date, le numéro de lettre, le destinataire et le résumé du courrier envoyé.
Créer le courrier expédié
Renseignez le numéro de lettre, la date et le destinataire avant la sauvegarde.
Joindre le document envoyé
Conservez la version transmise afin que le secrétariat puisse la retrouver plus tard.
Rechercher par référence
Le registre permet de retrouver rapidement un courrier par numéro, lettre ou destinataire.
Archiver les dossiers et les retrouver sans fouiller les classeurs
L’archive conserve le dossier avec son service, sa catégorie, son statut, son résumé et ses références pour une consultation rapide.
Classer au bon moment
Archivez après traitement ou lorsque le dossier doit rester consultable sans nouvelle action.
Garder les références
Le numéro de dossier, la référence et le service facilitent la recherche.
Utiliser la recherche globale
La recherche évite de parcourir les listes lorsque l’on connaît une référence ou un mot clé.
Sécuriser la mémoire
Chaque archive garde le contexte du dossier et réduit le risque de document perdu.
Créer les directions et les services avant de distribuer les dossiers
L’administration GIC prépare l’organigramme utilisé par les courriers, les télégrammes, les réponses et les règles d’affichage.
Directions
Les directions structurent les responsabilités : direction financière, ressources humaines, contrôle interne ou direction générale.
Services
Chaque service appartient à une direction et devient disponible dans les formulaires de courrier et de télégramme.
Statut actif
Désactivez un service qui ne doit plus recevoir de nouveaux dossiers, sans effacer son historique.
Attribuer les rôles GIC sans mélanger les droits du Core
Les profils GIC définissent qui voit quoi dans le module, tout en gardant les utilisateurs et l’authentification dans Keynsoft Core.
Administrateur GIC / Direction générale
Peut suivre l’ensemble des dossiers du tenant et gérer l’organisation GIC.
Chef de direction
Suit les dossiers rattachés aux services de sa direction.
Chef de service
Suit les dossiers de son service et contrôle les réponses préparées.
Agent
Travaille principalement sur les dossiers affectés à son service ou à ses propres tâches.
Échanger rapidement entre agents du même environnement
La messagerie interne permet de compléter le suivi formel des courriers par des échanges rapides entre utilisateurs du même tenant.
Choisir le destinataire
Envoyez le message à un utilisateur actif du même environnement.
Rester lié au travail
Utilisez la messagerie pour une précision, une relance ou une coordination rapide.
Lire les messages non lus
Le tableau de bord signale les messages qui demandent encore votre attention.
Notre équipe vous accompagne dans la mise en place de GIC
Configuration des directions et services, affectation des rôles, reprise des données, formation du secrétariat et accompagnement des services.